Cách sao lưu dự phòng công trình nghiên cứu tránh mất dữ liệu

Cách an toàn nhất để không mất công trình nghiên cứu khi ổ cứng hỏng là giữ ba bản sao trên hai loại phương tiện khác nhau, trong đó một bản ở nơi khác, và định kỳ thử khôi phục để chắc bản sao dùng được. Nghe có vẻ phức tạp, nhưng với một sinh viên hay nghiên cứu viên, điều này thường chỉ là: thư mục làm việc trên laptop, một dịch vụ đám mây, và một ổ cứng rời cập nhật mỗi tuần.

Những cách công trình nghiên cứu bị mất

Ổ cứng hỏng chỉ là một trong nhiều kịch bản. Danh sách đầy đủ hơn:

• Ổ cứng, SSD hỏng đột ngột, đôi khi không có dấu hiệu báo trước.
• Laptop bị mất cắp, rơi vỡ, đổ nước.
• Mã độc tống tiền mã hóa toàn bộ file.
• Xóa nhầm, ghi đè nhầm phiên bản mới bằng bản cũ.
• Tài khoản đám mây bị chiếm hoặc bị khóa.
• File bị lỗi khi đang lưu do mất điện.

Một chiến lược sao lưu tốt phải chống được tất cả, không chỉ trường hợp đầu tiên.

Nguyên tắc 3-2-1 áp dụng cho người làm nghiên cứu

Bản ngoại tuyến nên cất ở chỗ khác laptop, ví dụ để ở nhà nếu bạn mang laptop lên trường, hoặc ngược lại. Một vụ trộm hay hỏa hoạn sẽ không lấy đi cả hai cùng lúc.

Đồng bộ không phải là sao lưu

Đây là hiểu lầm phổ biến nhất. Ứng dụng đồng bộ đám mây sao chép mọi thay đổi theo cả hai chiều: bạn xóa file trên máy, file trên đám mây cũng bị xóa; mã độc mã hóa file trên máy, bản mã hóa cũng được đồng bộ lên. Điều cứu bạn trong các trường hợp này là tính năng lịch sử phiên bản và thùng rác của dịch vụ, vốn chỉ giữ trong một khoảng thời gian nhất định. Vì vậy đám mây là một lớp tốt, nhưng không thể là lớp duy nhất. Cách thiết lập đám mây đúng cho mục đích sao lưu được giải thích trong bài cấu hình sao lưu dữ liệu đám mây an toàn.

Thiết lập cụ thể trên máy tính

Windows

Dùng File History (Lịch sử tệp) hoặc Windows Backup để tự động sao lưu thư mục tài liệu sang ổ cứng rời. Chọn tần suất phù hợp và thời gian giữ phiên bản cũ. Sau khi sao lưu, rút ổ ra.

macOS

Time Machine sao lưu toàn bộ máy theo giờ khi ổ đang cắm, và giữ các bản chụp theo ngày, theo tuần. Có thể bật mã hóa bản sao lưu ngay khi thiết lập.

Đám mây

Đặt thư mục nghiên cứu trong thư mục đồng bộ. Kiểm tra xem dịch vụ giữ lịch sử phiên bản bao lâu. Với tài khoản trường, nhớ rằng tài khoản có thể bị thu hồi sau khi tốt nghiệp. Các thiết lập bảo vệ riêng cho Google Drive có trong bài cấu hình bảo mật Google Drive cho khóa luận.

Sao lưu những thứ hay bị quên

• Thư viện tài liệu tham khảo: cơ sở dữ liệu Zotero, Mendeley, EndNote cùng các file PDF có ghi chú. Mất cái này đồng nghĩa phải trích dẫn lại từ đầu.
• Mã nguồn và môi trường phân tích: script R, Python, file cấu hình gói, nên đẩy lên kho Git riêng tư.
• Dữ liệu thô gốc: giữ bản chỉ đọc, không bao giờ chỉnh sửa trực tiếp; mọi xử lý thực hiện trên bản sao.
• Ghi âm, ảnh thực địa trên điện thoại.
• Email trao đổi quan trọng với người hướng dẫn, tạp chí.

Lịch sao lưu theo giai đoạn

Giai đoạn thu thập dữ liệu: sao lưu ngay sau mỗi đợt thực địa, vì dữ liệu không thể thu thập lại. Giai đoạn viết: đồng bộ đám mây liên tục, sao lưu ngoại tuyến mỗi tuần. Hai tuần trước hạn nộp: sao lưu ngoại tuyến mỗi ngày, vì đây là lúc cảm thấy không có thời gian nhất nhưng cũng là lúc mất dữ liệu đau nhất.

Bảo vệ bản sao lưu

Bản sao lưu chứa đúng những gì bạn muốn bảo vệ, nên cũng cần được bảo vệ. Mã hóa ổ cứng rời (BitLocker To Go, mã hóa của Time Machine), đặc biệt khi chứa dữ liệu người tham gia nghiên cứu. Dán nhãn ổ để không ai trong nhà lấy nhầm format. Thay ổ cũ sau vài năm sử dụng. Nếu dữ liệu thô phải gửi cho đồng tác giả, hãy dùng tệp nén mã hóa như hướng dẫn trong bài mã hóa số liệu thô trước khi gửi email.

Thử khôi phục: bước mà ai cũng bỏ qua

Một bản sao lưu chưa từng được thử khôi phục chỉ là một hy vọng. Mỗi tháng, hãy chọn ngẫu nhiên vài file, khôi phục từ ổ rời và từ đám mây sang một thư mục tạm, mở ra kiểm tra. Nếu dùng phần mềm sao lưu, thử khôi phục một phiên bản cũ của một chương luận văn. Mất mười phút, nhưng bạn sẽ biết chắc hệ thống hoạt động trước khi thật sự cần đến.

Khi ổ cứng đã hỏng mà không có bản sao

Ngừng sử dụng ổ ngay, không chạy phần mềm khôi phục ghi lên chính ổ đó, không mở máy thử đi thử lại. Mang đến đơn vị cứu dữ liệu chuyên nghiệp nếu dữ liệu đủ quan trọng. Khả năng cứu được tùy tình trạng hỏng, chi phí có thể đáng kể. Bài học rút ra luôn giống nhau: chi phí một ổ cứng rời rẻ hơn nhiều so với một lần cứu dữ liệu hay vài tháng làm lại luận văn. Nếu nguyên nhân là mã độc tống tiền, hãy ngắt mạng, báo bộ phận CNTT và đừng trả tiền chuộc trước khi được tư vấn.